Reisekostenabrechnung: Dienstreise mit Urlaub verbinden

Die Faustregel: „Was hätte die Dienstreise allein gekostet?“

Die meisten Reiserichtlinien, und auch die Prüfung einer Spesenabrechnung in der Buchhaltung, laufen auf eine Frage hinaus: Was hätte die Reise gekostet, wenn Sie nur für die Arbeit hin- und gleich zurückgeflogen wären? Dieser Betrag sind Reisekosten. Alles darüber hinaus entsteht, weil Sie bleiben wollten, und ist privat.

Am besten betrachten Sie jede Ausgabenart einzeln, denn jede wird anders geteilt.

Flüge

Der Hin- und Rückflug gehört auch bei längerem Aufenthalt in der Regel zu den Reisekosten, weil Sie ohnehin geflogen wären. Ausnahme ist der Preisunterschied: Wurde das Ticket durch die Rückreise am Sonntag statt Freitagmorgen teurer, geht nach vielen Reiserichtlinien die Differenz auf Ihre Rechnung. Kostet der spätere Rückflug gleich viel oder weniger, übernimmt die Firma meist das ganze Ticket. Das ist eine verbreitete Firmenregel; steuerlich kann das Finanzamt die Fahrtkosten einer gemischt veranlassten Reise auch nach dem Verhältnis der dienstlichen und privaten Zeitanteile aufteilen (BFH, Beschluss vom 21.09.2009, GrS 1/06). Machen Sie am Buchungstag einen Screenshot des Tarifs nur für die Dienstreise; das ist der einfachste Nachweis.

Hotel

Teilen Sie eine Hotelrechnung nach Nächten, nicht nach Tagen. Eine Nacht ist dienstlich, wenn die reine Dienstreise sie gebraucht hätte: die Nächte vor Arbeitstagen und die letzte Nacht, wenn der dienstliche Rückflug erst am nächsten Morgen geht. Die übrigen Nächte rund um Ihre Freizeittage sind privat. Eine einzige Rechnung über sechs Nächte ist kein Problem; in der Abrechnung muss nur erkennbar sein, welche Nächte wohin gehören.

Verpflegung und Fahrten vor Ort

An Arbeitstagen richten sich Essen und Taxi nach den üblichen Regeln Ihrer Firma (tatsächliche Kosten oder Tagegeld bzw. Verpflegungspauschale). An Freizeittagen sind sie privat. Zahlt Ihre Firma ein Tagegeld, gilt es nur für dienstliche Tage.

Gemischte Tage

Ein Tag mit Termin am Vormittag und freiem Nachmittag ist der schwierigste Fall. Eine saubere Lösung: Alles bis zum Ende Ihres letzten dienstlichen Termins ist dienstlich, alles danach privat. Notieren Sie die Uhrzeit, zu der der Termin endete; so lässt sich die Aufteilung leicht belegen.

Was immer privat ist

Viele Richtlinien schließen Alkohol, Unterhaltung, Minibar, selbst gewählte Upgrades und alles für Partner oder Kinder aus, an jedem Reisetag. Prüfen Sie die Liste Ihrer Firma einmal und wenden Sie sie jedes Mal an.

Reisen mit Familie

Kommen Partner oder Kinder mit, zahlt die Firma, was sie für Sie allein gezahlt hätte: den Preis für ein Einzelzimmer, Ihren Sitzplatz, Ihre Mahlzeiten. Lassen Sie sich den Einzelzimmerpreis vom Hotel schriftlich geben; das macht die Hotelaufteilung eindeutig, wenn das Familienzimmer teurer ist.

So stimmen Sie es mit dem Arbeitgeber ab

1. Fragen Sie vor der Buchung. Eine kurze E-Mail („Ich möchte auf eigene Kosten bis Sonntag bleiben; der Flug kostet gleich viel, sonst zahle ich die Differenz“) verhindert die meisten Diskussionen.
2. Bewahren Sie den Tarif nur für die Dienstreise auf. Ein Screenshot des Rückflugs am Freitagmorgen am Tag der Buchung.
3. Trennen Sie auf dem Beleg, nicht im Kopf. Notieren Sie auf jedem Beleg, zu welchem Tag er gehört; dann ist die Aufteilung mechanisch.
4. Nutzen Sie den Wechselkurs des Zahlungstags. Nicht den heutigen, nicht einen Durchschnitt. So bleibt die Abrechnung stabil und leicht nachprüfbar.
5. Reichen Sie nur den dienstlichen Teil ein, mit vollständigen Belegen, damit die Zahlen prüfbar sind.

Regeln in Deutschland: Verpflegungsmehraufwand und private Tage

Für Dienstreisen im Inland gelten 2026 unverändert zwei Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand (die Verpflegungspauschale, im Alltag oft „Tagegeld“ genannt), festgelegt in § 9 Abs. 4a EStG (Stand: 11. Oktober 2026):

• 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit sowie für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise.
• 28 € für jeden vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit.
• Bei 8 Stunden Abwesenheit oder weniger gibt es keine Pauschale.

Stellt der Arbeitgeber Mahlzeiten, wird die Pauschale gekürzt: um 20 % für das Frühstück und um 40 % für Mittag- oder Abendessen, jeweils bezogen auf den Tagessatz von 28 € (also 5,60 € bzw. 11,20 €; § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG); bei Auslandsreisen ist Bezugsgröße der Tagessatz des jeweiligen Landes für einen vollen Tag. Private Arbeitgeber dürfen diese Pauschalen nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei erstatten, öffentliche Arbeitgeber nach § 3 Nr. 13 EStG; nach einer Kürzung für gestellte Mahlzeiten ist nur der gekürzte Betrag steuerfrei.

Die Verpflegungspauschalen gelten bei einer längeren Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG).

Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Sätze, die Auslandsreisepauschalen. Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht sie jedes Jahr; die Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 4a EStG. Die Beträge für 2026 stehen im BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 (Auslandsreisepauschalen ab 1. Januar 2026).

Wichtig bei einer Reise mit privaten Tagen: Private Tage gehören nicht zur Dienstreise. In die Reisekostenabrechnung gehört nur der dienstliche Teil, und der Verpflegungsmehraufwand gilt nur für dienstliche Tage.

Diese Seite enthält allgemeine Informationen und ist keine Steuerberatung.